تقييم الثقة والمراجعة البشرية في الاستخراج الذكي للبيانات

عند أتمتة معالجة الوثائق عبر الاستخراج الذكي للبيانات، فإن الميزة الأساسية هي سرعة استخراج البيانات. لكن القدرات الحقيقية لمثل هذه الأنظمة تكمن عند مواجهتها لبيانات غير واضحة. فالنظام الذكي لا يكتفي بالاستخراج، بل يعرف متى يتوقف، ويطلب التحقق، ويسجل كل خطوة. بهذه الطريقة يمكن المحافظة على دقة البيانات، ورضا الجهات التنظيمية، واستمرارية سير العمل دون مراجعات لا تنتهي.

في عملية الاستخراج الذكي للبيانات، يتم إرفاق درجة ثقة بكل حقل يتم استخراجه. تمثل هذه الدرجة مدى تأكد النموذج من صحة القيمة المستخرجة، استناداً إلى وضوح النص، وسياق التصميم، وإشارات نموذج اللغة، وأي قواعد تحقق تم تطبيقها.

 يمكنكم تعيين حد أدنى للثقة لكل حقل؛ مثلاً 0.90 لمجموع الفاتورة، 0.85 لوصف البنود، و0.98 لأرقام الهوية. وإذا كانت درجة الثقة أقل من الحد المطلوب، يتم إرسال الحقل إلى المراجعة البشرية مع تمييز الجزء المصدر من الوثيقة.

قد يبدو من المنطقي تطبيق حد أدنى واحد شامل لكل الحقول، لكن في الواقع نجد أن بعض الحقول تحتاج إلى يقين مطلق بينما يمكن التساهل في حقول أخرى. فعلى سبيل المثال، لا يحتاج اسم العميل في نموذج تسويقي لنفس درجة الدقة المطلوبة لرقم الحساب البنكي في أمر دفع.

في نظام الاستخراج الذكي للبيانات من إي دي سي، يمكن تحديد حدود الثقة بحسب نوع الوثيقة، أو الحقل، أو المصدر، أو وحدة العمل. يحد هذا من الإنذارات الكاذبة ويساعد المراجعين في التركيز على البيانات الأكثر أهمية.

اكتشاف الاستثناءات هو مجرد الخطوة الأولى. لكي تكون العملية مفيدة فعلاً، يجب أن يقدم النظام هذه الحالات للمستخدم بشكل واضح وقابل للإدارة. تجربة المراجعة الجيدة يجب أن تمكّن المستخدم من:

• عرض الوثيقة الأصلية بجانب البيانات المستخرجة.
  
  
• معرفة مصدر كل قيمة تم التقاطها.
  
  
• رؤية القيمة الحالية، والتصحيح المقترح، ومؤشر الثقة.
  
  
• الاطلاع على القواعد التي تم تفعيلها إن وجدت.
  
  
• تتبّع سجل التعديلات مع الوقت، وأسماء المستخدمين، والملاحظات.

تشكل هذه العناصر مجتمعة سجلاً تدقيقياً متكاملاً يمكن إثبات من غيّر ماذا، ومتى، ولماذا. كما يمكن للنظام قفل السجلات أو الحقول بعد اعتمادها بحيث لا يمكن تعديلها إلا بإطلاق مراجعة جديدة.

ليست درجات الثقة وحدها وسيلة التحكم. فالقواعد الصارمة للتحقق يمكن أن تقلل حجم العمل قبل تدخل البشر. ومن الأمثلة على ذلك:

• قواعد تنسيق النصوص مثل رقم الحساب البنكي الدولي أو رقم التعريف الضريبي أو التاريخ.
  
  
• المقارنة بين الحقول، كالتأكد من أن مجموع البنود يطابق الإجمالي.
  
  
• التحقق من خلال قواعد البيانات كحالة المورد أو قوائم العقوبات.
  
  
• القواعد التجارية مثل العملات المسموح بها أو حدود الإنفاق أو تواريخ انتهاء العقود.

إذا تجاوز الحقل حد الثقة واجتاز جميع قواعد التحقق، يتم تمريره مباشرة إلى النظم الأخرى مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة أو إدارة العلاقات مع العملاء أو إدارة المعاملات. أما الحقول منخفضة الثقة أو المخالفة للقواعد، فترسل إلى قائمة المراجعة مع توضيح السبب.

ليست درجات الثقة وحدها وسيلة التحكم. فالقواعد الصارمة للتحقق يمكن أن تقلل حجم العمل قبل تدخل البشر. ومن الأمثلة على ذلك:

• نسبة الحقول التي تم اعتمادها تلقائياً.
  
  
• متوسط زمن مراجعة كل استثناء.
  
  
• معدل الاستثناءات حسب المصدر أو نوع الوثيقة.
  
  
• معدل إعادة العمل بعد الاعتماد.
  

إذا تجاوز الحقل حد الثقة واجتاز جميع قواعد التحقق، يتم تمريره مباشرة إلى النظم الأخرى مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة أو إدارة العلاقات مع العملاء أو إدارة المعاملات. أما الحقول منخفضة الثقة أو المخالفة للقواعد، فترسل إلى قائمة المراجعة مع توضيح السبب.

تستغرق المراجعة البشرية وقتاً ثميناً، لكنها تصبح أكثر جدوى عندما تقتصر على نسبة محدودة من البيانات. في الممارسة الفعلية، تسعى الفرق لاعتماد تلقائي لمعظم الحقول وتوجيه الباقي للمراجعة.

تشير معايير نظام الاستخراج الذكي للوثائق من إي دي سي إلى دقة بيانات تصل إلى %99.5، وتوفير من 30 إلى 40% من وقت معالجة الوثائق، وسرعة معالجة تصل إلى 6 ثوانٍ للصفحة الواحدة، وتخفيض في التكاليف يصل إلى 80% عند تطبيق الأتمتة بالكامل.

عند الاستخراج الذكي للبيانات، من الضروري مراقبة العملية بدقة وتتبع المؤشرات التي ترتبط بالجودة والتكلفة، مثل:

• نسبة الحقول التي تم اعتمادها تلقائياً.
  
  
• متوسط زمن مراجعة كل استثناء.
  
  
• معدل الاستثناءات حسب المصدر أو نوع الوثيقة.
  
  
• معدل إعادة العمل بعد الاعتماد.

تساعد هذه المؤشرات في تحديد مواضع تعديل الحدود أو تحسين القواعد أو إضافة تدريب موجه.

عند تقييم أداة استخراج ذكي للبيانات لمؤسستكم، من الأفضل البدء بفئة وثائق واحدة ذات حجم متوسط وقواعد عمل واضحة مثل الفواتير أو ملفات "اعرف عميلك" أو وثائق تمويل التجارة.

 بعدها، يتم تحديد الحدود الأولى بالتنسيق مع فريق الامتثال ومعالجة ثلاثة أشهر من الملفات الفعلية، ثم ضبط الإعدادات بناءاً على النتائج قبل الانتقال لأنواع وثائق أخرى.

هل ترغبون في رؤية كيف يعمل هذا النظام؟ احجزوا عرضاً تقديمياً قصيراً يمكنكم فيه تجربة تقييم الثقة، وقواعد التحقق، وسجل التدقيق باستخدام عينات من وثائقكم الخاصة. ستحصلون على رؤية واضحة لما يمكن اعتماده تلقائياً، وما يحتاج إلى مراجعة، وكيف يمكنكم إثبات ذلك للمراجعين.