كيف يمكن لتقنية الاستخراج الذكي للبيانات تبسيط إدارة فواتير الموردين

تساعد الأتمتة في بيئة الأعمال المعاصرة على تحسين الكفاءة وخفض التكاليف بشكلٍ كبير، إلا أن الكثير من الشركات والمؤسسات لاتزال بحاجة إلى المساعدة للاستفادة من الإمكانات الكاملة للأتمتة.

يعود السبب في ذلك إلى أن النجاح في تحقيق الاستفادة الكاملة من الأتمتة مبني على ثلاثة اعتباراتٍ هامة: حالة الاستخدام الملائمة، والتنفيذ الذكي، والحلول الرقمية المركزة والمخصصة. وفي معظم الحالات التي لا تحقق فيها الأتمتة النتيجة المرجوة منها، تكون الشركة قد تغاضت عن واحد على الأقل من هذه العناصر الأساسية للنجاح.

يعد حل الاستخراج الذكي للبيانات من مركز الوثائق الإلكتروني مثالاً جيداً على الأتمتة المنفذة بالطريقة الصحيحة، فهو يسهل استخراج البيانات من الوثائق الورقية والرقمية على حدٍّ سواء، مما يقلل من الوقت الذي يقضيه فريقكم في المعالجة بنسبة تصل إلى 40%، ومن خلال تسجيله المستمر لمعدل دقة يبلغ 99.5%، فإنه يقلل في الوقت نفسه من التكاليف بحوالي 20%.

أردنا أن نختبر بأنفسنا أداء تقنية الاستخراج الذكي للبيانات في واحدة من أهم المجالات التي يمكنها الاستفادة منها، ألا وهي إدارة فواتير الموردين، والتي قد يكون الآن هو الوقت الأنسب لدمجها في إجراءات أعمالكم.

الاستخراج اليدوي للبيانات مكلف وغير فعال

يدرك أي متخصص في مجال إدارة فواتير الموردين أن أتمتة العمليات هو الحل الأمثل، حيث أن الكم الهائل من الإجراءات الورقية واعتمادها إلى حدٍّ كبير على المعالجة اليدوية للمستندات وإدخال البيانات يعني هدر الكثير من الوقت في نقل المعلومات من المستندات الورقية أو الإلكترونية إلى الأنظمة الرقمية الداخلية للشركة.

في الماضي، كانت الأتمتة تصطدم بعائق عدم القدرة على تفسير واستخراج البيانات من النماذج غير الموحدة، ففي الفواتير على سبيل المثال، يتم غالباً عرض المعلومات الهامة وتصنيفها بطرق مختلفة، وأدت هذه الاختلافات البسيطة في كيفية عرض المعلومات (مثل استخدام "رقم الفاتورة" و "فاتورة #") إلى صعوبة استخراج البيانات تلقائياً وزيادة احتمالية وقوع الأخطاء أثناء المعالجة.

وفي منطقة متعددة الثقافات واللغات مثل الشرق الأوسط، يقدم العملاء في كثيرٍ من الأحيان الفواتير باللغتين العربية أو الإنجليزية (أو كليهما معاً). وتزيد هذه الحاجة الإضافية للقدرة على معالجة اللغة العربية من تعقيد الحل المطلوب.

ونتيجة لهذه الاختلافات الشائعة في التنسيق، تضطر المؤسسات للاعتماد على الاستخراج اليدوي للبيانات الذي يستغرق الكثير من الوقت ويكون عرضة للأخطاء البشرية كما أنه ليس الخيار الأنسب من حيث التكلفة. ومما يفاقم من عدم كفاءة الإدارة اليدوية لفواتير الموردين هو تحويلها للموارد البشرية الثمينة بعيداً عن المهام لأكثر تعقيداً التي يمكنها الاستفادة أكثر من مهارات الموظفين.

حل مبتكر يخفّض التكاليف ويعزز قيمة البيانات المستخرجة

تعمل أداة الاستخراج الذكي للبيانات على حل هذه المشكلات من خلال تمكين المسح الضوئي الذكي للمستندات واستخدام حل للتعرف البصري على الأحرف (OCR) إلى جانب وظائف استخراج البيانات المدعومة بالذكاء الاصطناعي المتقدمة، مثل معالجة اللغات الطبيعية (NLP) والتعلم الآلي، والذي يتيح للأداة تصنيف وتبويب المستندات حسب محتواها واستخراج البيانات بمعدل دقة عالي يبلغ 99.5%.

وسواءً كان ذلك في بيئة عمل داخلية أو هجينة أو سحابية، يمكن لأداة الاستخراج الذكي للبيانات التكامل مع الأنظمة الداخلية لشركتكم، مما يسهل المشاركة المباشرة للبيانات. ومن خلال استخراج البيانات الوصفية مثل التواريخ والأسماء والأرقام المرجعية تعمل الأداة أيضاً على تبسيط وظائف البحث والاسترجاع في المستقبل.

إن المنافع المرتبطة بالاستخراج الذكي للبيانات واضحة، منها تحسين دقة البيانات وتعزيز الكفاءة التشغيلية وتوفير كبير في التكاليف، إلا أن الحل يسهم أيضاً في إنشاء نظام أكثر شفافية ومسؤولية، مما يسهل إثبات الامتثال للقوانين ذات الصلة، والذي يعمل بدوره على توسيع استخداماته المحتملة.

على سبيل المثال، في القطاع المالي، يمكن استخدام تقنية الاستخراج الذكي للبيانات لأتمتة جوانب الامتثال لمتطلبات التعرف على العميل (KYC) والتعرف على النشاط التجاري (KYB) ومكافحة غسيل الأموال (AML)، ومعالجة طلبات القروض، وإعداد التقارير التنظيمية، وتحليل العقود، ومعالجة مستندات التمويل التجاري.

الاستخراج الذكي للبيانات هو مثالٌ على الأتمتة الرقمية المُتقنة

يعد الاستخراج الذكي للبيانات حلاً قوياً ومبتكراً يعمل على تغيير الطريقة التي تنظر بها الشركات والمؤسسات إلى أتمتة وإدارة فواتير الموردين. فمن خلال تعزيز كفاءة العمليات، تعمل هذه التقنية المتطورة على خفض التكاليف وتحسين دقة البيانات وتمكين الموظفين من تخصيص المزيد من الوقت والموارد الثمينة للمهام التي تتطلب مهاراتٍ بشرية فريدة مثل الذكاء العاطفي والحكم الدقيق.

في بيئات الأعمال التي بدأت فيها البيانات الرقمية تلعب دوراً أكبر في دفع النمو، تعمل تقنية الاستخراج الذكي للبيانات على تبسيط عملية جمع البيانات وإدخالها وإدارتها، مما يزيد من دقة وقيمة المعلومات وسهولة الوصول إليها.

كما تعمل تقنية الاستخراج الذكي للبيانات أيضاً على التخلص من جُزُر البيانات، مما يضمن جمع كل البيانات بشكلٍ مركزي وإثراء السجلات من خلال ربط المستندات ذات الصلة لإتاحة فهم أكثر تكاملاً وشمولية للمعلومات المتاحة لكم.

تواصلوا مع فريقنا من الخبراء لمعرفة المزيد عن حل الاستخراج الذكي للبيانات من مركز الوثائق الإلكتروني.