تحويل أرشيف ورقي كبير لجهة حكومية مالية في الإمارات العربية المتحدة

كيف ساعدت إي دي سي جهةً حكومية مالية في الإمارات على تحويل أرشيفها الورقي واسع النطاق

عملت إي دي سي مع جهة حكومية مالية مقرّها الإمارات العربية المتحدة في رقمنة أرشيف ضخم من السجلات الورقية المتراكمة على مدار سنوات طويلة. ركّز المشروع على تحويل المستندات غير المنظمة المخزّنة في المستودعات إلى مستودع رقمي منظّم، يدعم سرعة الوصول وتحسين التحكم وكفاءة أعلى في العمليات اليومية.
عملينا هو جهة حكومية مالية مسؤولة عن إدارة العمليات والسجلات والتقارير المالية عبر أقسام متعددة. ونظراً لتاريخها الطويل في الاعتماد على العمليات الورقية، كانت الجهة تحتفظ بأرشيفات ورقية ضخمة مخزّنة خارج مقرها، مما جعل الوصول إليها واسترجاعها أمراً مرهقاً ومكلفاً من الناحية التشغيلية.

التحديات

إدارة أرشيف ضخم وغير منظّم

كانت نسبة كبيرة من سجلات العميل مخزّنة في مستودعات. وقد تراكمت الملفات على مرّ السنين دون اتباع معايير واضحة، مما أفضى إلى وجود مستندات متنوعة وغير مرتّبة وغير مسمّاة بشكلٍ. وكان استرجاع سجلات بعينها يستلزم جهداً يدوياً ومعرفة مؤسسية متراكمة، مما أبطأ العمليات الداخلية.

حالة المستندات وطريقة التعامل معها

تأثّر كثيرٌ من الملفات بفعل التخزين لفترات طويلة والتعرّض للغبار والعوامل البيئية. وقد استوجب ذلك إجراء تحضيرات إضافية قبل المسح الضوئي، شملت التنظيف والفرز والتنظيم، لضمان معالجتها دون المساس بجودتها.

الحاجة إلى رقمنة منهجية على نطاق واسع

نظراً للحجم الضخم الذي يبلغ ملايين المستندات، احتاجت الجهة إلى منهجية محكمة ومنضبطة في عملية الرقمنة، تحافظ على الاتساق في التصنيف والفهرسة مع التعامل الفعّال مع الدفعات الكبيرة.

الحل

نفّذت إي دي سي عملية رقمنة منظّمة مصمَّمة للتعامل مع حجم الأرشيف وحالته في آنٍ واحد. جرى في البداية تحضير المستندات عبر الفرز والتنظيف للتأكد من صلاحيتها للمسح الضوئي. ونظراً لحالة الملفات، بُذلت عناية استثنائية أثناء التعامل معها للحفاظ على سلامتها وتفادي أي مشكلات في المعالجة.

جرى تطبيق منهجية منتظمة للتصنيف والفهرسة لضخّ الاتساق في السجلات التي كانت تفتقر إليه. ونُظِّمت الملفات وفق اتفاقيات تسمية ومعايير بيانات وصفية متّفق عليها، مما أتاح تخزينها بطريقة تيسّر الاسترجاع المباشر.

وللحفاظ على استمرارية المشروع طوال فترته، جرت صيانة دورية للمعدات وعمليات فحص للجودة، مما ضمن استقرار أداء المسح الضوئي رغم الطبيعة الصعبة للمواد المصدر والمدة الممتدة للمشروع.

بعد الانتهاء من جهود الرقمنة الرئيسية، كُلِّفت إي دي سي بمعالجة مجموعة أصغر من السجلات المالية الحساسة التي استدعت نهجاً أكثر تحكّماً. وجرى التعامل مع هذه المستندات، وكثير منها هش، باستخدام أساليب المسح اليدوي والمسح المسطّح للحفاظ على حالتها مع ضمان وضوح الصورة. كما طُبِّقت عمليات فحص جودة إضافية وتقنيات تعزيز الصورة لضمان الدقة وسهولة القراءة.

النتائج

غيّرت رقمنة الأرشيف طريقة وصول المؤسسة إلى سجلاتها وإدارتها بشكل جذري. إذ أصبحت المستندات التي كان من الصعب تحديد مكانها في السابق متاحةً من خلال نظام رقمي منظّم، مما قلّص الاعتماد على التخزين الورقي وخفّض الوقت اللازم لاسترجاع المعلومات.

وأسهم تطبيق التصنيف الموحّد في تحقيق قدر أكبر من الاتساق في إدارة السجلات، مما سهّل على مختلف الأقسام تحديد المعلومات واستخدامها دون الاعتماد على العمليات اليدوية. كما أخفّ المشروع العبء التشغيلي المرتبط بصيانة الأرشيفات الورقية الضخمة، مع تعزيز التحكم في معالجة المستندات وتخزينها.

وفي المحصلة، انتقلت المؤسسة من نهج تفاعلي يدوي في إدارة السجلات إلى نظام أكثر تحكّماً وإتاحةً، يتوافق بصورة أفضل مع احتياجاتها التشغيلية.